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国や市町村、公的機関への届け出を電子申請に変更する取り組みで気づいたこと

事務屋歴11年目を迎えたハヤスズです。

 

転職してから早11年。

なんだかあっという間に過ぎていったな~、銀行の同期もそろそろ役職がついて偉くなっている人もいるんだろうな~、と、最近これまでの振り返りをすることが増えました。

 

そんな話は置いといて、今仕事の業務改善を図ろうと、『届け出電子化推進プロジェクト』を一人で進めています。

 

事務屋のお仕事の一つとして、国や市町村、公的機関への届け出がよくあります。

身近なもので言えば、健康保険、雇用保険の取得や喪失、住民税や所得税などの申告や納付など。

コレ以外にも企業側がルーチンワーク的に届け出をしないといけないものってたくさんあるのですが、この届出を出来る限り電子申請にて届け出が完了できるようにしていきたい!!というのが私の目論見。

 

では、どうして電子申請にしていきたいのか?

 

理由の一つ目は業務の効率化。

 

これは、今、届け出というと紙ベースで各機関の窓口に届け出を持っていっていたりします。

中にはその場で手続きをするので、待ち時間が長い届け出もあり、その待ち時間ってもったいなくありませんか?

しかも、わざわざ外出しないといけません。

外出している時間も必要です、車だとガソリン代もかかります、さらに、その担当者が空けている間は事務所は一人人員が不足している状態です。

うん、このロスはもったいない。

 

次に理由の二つ目は、時代の流れ。

 

これだけ電子化が進められている時代にいつまでも紙でやっている場合じゃないでしょ。

紙の節約とかそこまでのことは考えていないですけど、時代の流れとしていつかは電子化で届け出が完了するというのが標準になる時代がくるんじゃないか・・・?と、考えて、できるだけ早い段階で電子化を進めていこうではないかと。

 

とりあえず、この二つの理由を根拠に電子化推進プロジェクトを一人で立ち上げてます。

 

そこで、まずは健康保険関係と雇用保険関係の届け出から電子化をはじめました。

 

健康保険、雇用保険関係の届け出はいずれもe-Gov(イーガブ)というサイトから手続きができます。

ただし、事前に電子申請書を取得していないと利用できない手続きが多いので、電子化をするには電子申請書が必須。

 

あれこれ設定をして、ちゃんとネット上で届け出が完結するかも確かめてみました。

もちろん、手続きさえちゃんとすれば、出来てあたりまえなんですが。

 

このe-govで気づいた点が次の通り。

 

電子申請の割に手続完了が遅い。

電子申請ってスピードがあるイメージだったのですが、手続きに時間がかかりました。

雇用保険の届け出は約3日前後、健康保険の届け出は約7日程度完了までにかかりました。

時期的に忙しいこともあったのですが、想像していたよりずっと手続きに時間がかかる。

しかも、雇用保険離職票発行も窓口であれば当日発行になるのに、電子申請だと3日程度時間を要する。

急ぎの場合は窓口に行ったほうが早い・・・。

 

手続きの操作に慣れるまで時間が必要

これは操作になれないと最初はどうしようもないのですが、操作に慣れるまで時間がかかります。

それなりに知識を持った上で操作しないと、途中で投げ出しそうになります。

 

以上が、電子申請化する上でネックに感じた部分。

 

次に、住民税や所得税の納付も電子化してみようと取り組みました。

 

こちらは『e-Tax』と『eLtax』というサイトから電子化の準備をします。

 

ちなみに、e-Taxが所得税の電子納税ができます。

eLTAXは住民税の申告や電子納税ができます。

 

そこで、まずはe-TAXの設定から始めましたが、こちらはスムーズにできました。

特に詰まるところもなく電子納税の準備が整います。

 

続いてeLTAXの準備に入ったのですが、ここで詰まりました。

住民税の納付を電子納税できるものだとばかり思って操作をしているのですが、全然手続きが進まない。

さすがにこのまま自分で解決させるのは難しいと思い、市役所へ連絡をすると、どうやら電子納税できる市町村とできない市町村があるようで、鹿児島県のほとんどの市町村は電子納税には対応しておらずとのこと。

 

いやいやいや、電子化対応しようぜ??

 

せっかく申告や納付する側がその気になって準備したのに、そもそも役所が対応していないなんて・・・やる気あるんかい!!

 

と、言いたくなりましたが、きっと予算や人員の問題もあるのでしょう。

住民税に関しては諦めることとしました。

 

ここまできてなんだか電子化が本当に業務効率化に寄与しているか怪しいところなんですけどね、『出来るものは全て電子化』という方針を勝手に立てて進めています。

 

あと、最後にネックになっている部分が、実際の担当者が電子化操作に戸惑っている。

 

私はとことん調べて操作できるようになりましたが、それを各業務担当者レベルで操作できるようにまで実際電子化が浸透していません。

この操作手順を担当者レベルに落とし込んでいければ、そこそこ業務の改善にはつながるんじゃないかと思っているんですけど、新しいことをするってどうしても心理的な抵抗もあるように感じます。

 

今までの手順が早いと思いこんでいるところもあるでしょうし、新しいことを覚えていくのも負担ですからね。

 

と、まーなかなか気持ちよく進まないプロジェクトなんですけど、今後もしつこく進めていきます。

 

みんなからめんどくさがられそうだな~(;・∀・)