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事務職の求人に応募する前に、事務職でよく使うスキルを押さえておこう!!

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新卒で事務職として入社したのであれば、その会社で事務職として基本的なことを教育や研修の中で一から学ぶことができますよね。

しかし、これまで事務職としてい働いたことがない職種から事務職へ転職を考えていたりすると事務職の求人に応募したいけどハードルが高く感じてしまうこともありませんか。

 

それなら、事務のお仕事はどんなことしているのか、現役事務職はどんなことを考えているのかを先に知っていたら面接時等の対策がとりやすいかも。

 

ということで、現役の事務職男子が普段使っている、業務としていることを大公開。

 

目次

 

 

スキル1 全体を見渡せるジェネラリストであること

おそらく私が業務としていることは本当に一般的な事務職としての業務です。

事務と言えど、総務、人事、経理、広報、企画と会社の中では『何でも屋』になりがちです。

私はどれか一つを極めたいという気持ちがあっても、基本的にはどの仕事も一通りこなせるジェネラリストであることが望まれます。

それぞれの業務はつながっていないようで、結構つながっていることが多いので、どれか一つを極めるよりは、全体の流れがわかっている方が自分の仕事の広がりやアイデアの膨らみがあるので得意分野を持つことは重要ですが、それだけに集中せずに全体を見渡せるように心がけましょう。

 

スキル2 エクセル、ワード、パワーポイントはそこそこ使えるように

事務職には必須の3つのツールとそのスキルです。

それぞれを極める程詳しい必要はありませんが、よく使う機能は覚えておいたほうが良いです。

 

エクセル

大量の情報を処理するために、よく使う関数(if関数、vlookup関数、around関数等)は理解していおいた方が同じ処理をするにしても時間が短時間で処理できます。また、ピボットテーブルやフィルター、並べ替え等大量の情報を一気に処理することが多いので、エクセルについてはよく理解しておいたほうが良いです。ただし、私はマクロはよくわかってないです。知っていたら便利なんでしょうが、あまり使う機会は少ないような・・・。

 

ワード

会社全体に通知する文書などはワードで作った方がきれいに作れます。また、封筒に印刷をしたり、ちょっとした時短ワザを使えると事務作業を短縮できるので知らないより知っていた方が事務作業をすばやく終わらせるツールです。

 

パワーポイント

事務職だとあまりプレゼンをする機会は少ないかもしれませんが、パワーポイントはわかりやすい図を使って全体に周知したい場合に活躍します。文書を書きたくった紙で通達を全体に出すよりも、図にしたほうが社員全体に新しいルールや取り組みが伝わりやすいです。さらん、図を作成している過程で自分自身の頭の中も整理されてきます。

 

スキル3 新しい制度には感度を高く持っておく

最近であればマイナンバー制度やストレスチェック制度など、世の中の移り変わりの中で新しいルールが始まります。

そんな新しいルールに対して情報感度を高く持ちましょう。

また、新しいルールだけではなく、既存の制度変更も頻繁にあります。

税金の料率が変更になる、年金の支給額が変更になる世の中に起こる変更について無関心ではなく、常に情報を取り入れる感度の高さを持ちましょう。

 

スキル4 常に自分の詳しくない領域の情報も吸収していく

最初はどれか1つの領域で業務をこなすことで精一杯かもしれません。

私の場合は経理からスタートしました。

しかし、そこだけに留まっていられるわけではありません。

常に、総務、人事、広報、企画といった領域で使える知識や情報を吸収するようにしましょう。

事務職は、数字がない変わりにちょっとした知識量の違いが自分の評価に関わります。

また、知識量を増やす過程で事務ならではのスキルも高まってきます。

 

スキル5 常に『効率化』と『ルールの徹底』を重視する

事務職をしているとほとんどの業務は『効率化』が望まれます。

今までこのルールでしているけど、この仕組を使えば効率化出来る。

ひょっとすると一人分の業務がこの仕組で出来るようになる。

直接収益を稼ぐことができない事務職にとって経費の削減は永遠のテーマです。

今この仕組みでできていることに満足しないで、常に新しいツールを使って業務が効率化できないか。

既存の仕組みの中で意味を持たなくなっている業務がないかといったことを考えます。

そういった意味では、最近流行りのアプリや情報技術に関しての知識、興味を持っていると仕事のヒントになることもあります。

 

また、新たに始まる制度があると、社内ルールの策定も必要です。

この場合、大きな枠組みは国などが示しているため仕組みの作成はそんなに難しいことではありません。

ただし、社内にそのルールを徹底させることに注意をしましょう。

現場の人達は数字が全てだったり、目の前の本業に集中しているので、事務的なことに無関心だったりすることが多いです。

結果、ルールに則っていない、社内にルールが浸透していないことも珍しくありません。

仕組みを作ることよりも『ルールの徹底』に力を入れます。

最後に、事務職は仕事の評価となる指標として数字がありません。

しかし、事務職の業務は決められたことを確実にこなすことです。

上司からの指示はできて『当たり前』です。

挑戦的な課題であれば失敗することもあるでしょう。

しかし、基本的には当たり前のことを当たり前に完了させていくことが求められます。

そのためには、正しい知識とルールの徹底といったことも大切です。

 

今事務職の求人を探しているのであれば、その事務職がどういった業務をするかにもよりますが、一般的にはここで紹介しているスキルが有れば事務職で困ることはありません。

また、その会社の規模にもよります。

大きい企業であれば、より専門的なことを求められるので一つの職種に絞られることが多いでしょう。

例えば、経理だけを任せられている等。

一方、小さい企業であれば事務全般の仕事をすべて一人でこなさないといけない場合もあります。

 

その企業の規模でも事務職の仕事範囲は大きく異なるので、もし事務職の求人に応募する際に志望動機や自己PRを考えているのであれば、企業の規模も含めて自分がどういったことをしたいのか、できるのか、その企業にとって自分がどれだけ貢献できる存在なのかをアピールしてみましょう。

 

事務職の求人を探しているのであれば、本日紹介したことを今一度考えてみて下さい!!(✽ ゚д゚ ✽)

 

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