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いつまでくすぶり続けるの?

みんなが日々悶々とくすぶっている状況から、次の一歩を踏み出してくすぶり続け無い為の情報サイト。 そんな私が一番くすぶっているのは内緒。

世間一般の会社の研修費や出張手当の支払い方法ってどうなの??事務屋のお仕事

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たまには事務屋としての取り組みも書いておこうかと思い立ったハヤスズです。

今職場のテーマは『就労環境のカイゼン

最近は、ストレスチェックが始まったり、電通の残業時間の問題が取り沙汰されたり、賃上げを国が企業に呼びかけたりと労働者にとって働きやすい環境を作っていこうとする姿勢が国を挙げて取り組まれつつありますよね。

 

そんな世間の状況に漏れること無く、私の会社でも『就労環境のカイゼン』は一つの課題になっているところ。

そんな中、私が所属している部署でも『残業時間の短縮』が部署としてのテーマになっているので、それでは、『残業時間を短縮』するにはどうすればいいかを考えることが最近の私のお仕事。(`・ω・´)シャキーン

 

『残業時間を短縮』するには、まずは業務の内容を一つづつ見直すところからですよね。しないでもいい仕事してないかな~とか、これって自分達でしないでいい仕事じゃないかな~とか、そんな業務の洗い出しからしてみます。

 

そもそもしないでいい業務をしていることってあるの?って思われるかもしれませんが、これが意外とあるんですよ。

 

 

それは、前の担当から引き継いだからとりあえず業務として毎月集計をしているとか、実はもう今では誰も必要としていない集計データだけど、データの使い道、使われ方を理解しないまま業務をしていて、フタを開けてみたら誰もその集計データを必要としていなかったり・・・普段何も考えずに仕事している人の周りにはこんな『必要がなくなっている業務』って結構あります。

 

そこで、探ってみましたけど、前にも一度同じような洗い出しをしているので、さすがに今回は必要ないよねっていう業務はありませんでした。( ^ω^ )ニコニコ

 

そして、この次に自分達がしないでもいいかな~っていう業務がないかを探します。

 

これは、普段自分たちの担当として業務をしているけれど、よくよく考えたらココで処理するよりも、他部署に任せた方が早かったり、効率が良かったりしないか?そんな業務を洗い出します。

 

ここで、本日のテーマ『研修費や出張手当の支払い方法』が話題に上がったんです。

 

まず、私の会社では、出張や研修に参加した後の出張旅費の精算をすべて私の部署で精算書を作成して、出張手当や精算金を出張参加者に現金で支払いしていました。

つまり、出張参加者は出張に参加した後の精算はすべて事務まかせで、現金で出張手当や清算金を受け取るだけ。

 

これって、他の一般的な会社ではどうなんだろう??(つд⊂)ゴシゴシ

 

そもそも、出張に参加した職員が自分で責任持って最後の精算書の作成まで済ませてから、事務ではその精算書のチェックをするだけでもいいのではないか。

というか、世間ではそんなながれになっているんではなかろうか。

さらに、今は現金で出張手当や清算金の授受をしているけれど、振込でもいいんじゃね?

 

よくよく考えてみると私の部署で担当が一人で100人分の精算書を作成するよりも、100人が100人それぞれ精算書を作成したほうが、事務の負担も減少するし、現金での授受も給与口座へ振込したほうが、現金授受よりも管理が楽だしリスクも少なくなるよね。

 

はい、これで一つ業務改善につながりそうなネタ見つけました。

 

ただし、この改善をする上で必要な取り組みが

 

その1 精算書の作成方法を会社の全職員に周知する。

 

これは、とりあえず一度作成方法を説明をして、あとは作成事例や作成時に注意すること等をまとめて、作りながら慣れてもらうしかないわな。

その内に、各部署に精算書の作り方を理解した人が増えてきたら、人から人へと精算書の作り方も精度が高まってくることを期待!!

 

その2 出張手当や清算金を現金支払から銀行口座支払にすると振込手数料が発生

 

ここは、悩みました。

現金支払いなら発生しない費用『振込手数料』が口座振込には発生します。

ただ、振込手数料の発生しない方法はすぐ見つかりました。

 

出張手当や清算金だけど、給与口座登録をしている口座への振込は、『給与振込扱い』ということで口座に振り込めば、振込手数料は発生しないんだと。

通帳への記載が『給与』と記載されるけど、そこさえ全体に周知しておけば、この振込手数料の問題は解消できそう。

 

その3 現金で受け取りたい派の反発

 

世のお父さん方ならわかるかもしれません。

意外と現金でもらうことにメリットを感じている人って多いんですよね。

 

それは、現金で受け取ったら、奥さんに臨時の収入がバレないから。

 

口座振込にすると、通帳を奥さんに管理してもらっている方は確実に収入があったことがバレます。

この点、現金であれば奥さんに知られずに自分のお小遣いとして使えますからね。

 

幸いにも、我が家では通帳を私と嫁でそれぞれがそれぞれの通帳管理なので影響はまったくありません。

現金派の反発なんて無視です。ヾ(*´∀`*)ノキャッキャ

 

この3点だけ押さえておけば、なんとか会社内に浸透していきそうな気がします。

今から取り組むのでいかなることになるかは・・・また後日報告ヽ(・ω・)/